POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S. establece los lineamientos para garantizar la protección de los datos personales para dar cumplimiento a las obligaciones legales en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, Circular 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normativa aplicable. La presente política es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que tienen a su disposición la información de las bases de datos de la empresa.
1. Alcance: Esta política es aplicable a INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S para cualquier registro de datos personales realizado de forma presencial, telefónica o virtual, verbalmente o por escrito, incluyendo a los socios, empleados, clientes, proveedores, contratistas y demás aliados estratégicos. La empresa presume que la información suministrada es verídica y no verificará, ni asumirá la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que sean proporcionados.
2. Responsable del tratamiento: INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S, sociedad legalmente constituida en Bogotá, Colombia, identificada con el NIT 800.237.351-0, con domicilio principal en la Carrera 27 B # 71 B 40 de la ciudad de Bogotá, Colombia. Página web www.insutecsas.com, teléfono +(57) 1 6067978 y correo electrónico contacto@insutecsas.com
3. Tratamiento y finalidad: Los titulares de datos personales autorizan a INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S para hacerles llegar, por distintos medios y canales físicos o electrónicos (correo electrónico, SMS, redes sociales, correo físico, WhatsApp, etc.) información relacionada con la actividad laboral y de productos y servicios que son de interés de nuestros empleados, clientes, contratistas y proveedores. También autorizan suministrar la información a terceros con los cuales INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. Los datos personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por la empresa según las finalidades para las cuales fueron recolectados.
4. Datos sensibles de trabajadores: INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S tratará datos sensibles relativos a la salud ocupacional y datos biométricos para el cumplimiento de las finalidades relacionadas a continuación sin que ello implique trato discriminatorio por cuestiones de raza, religión, orientación sexual o cualquier otra índole o condición:
a) Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está concursando o fue contratado.
b) Contar con información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios del trabajador a la empresa.
c) Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo, así como la implementación y mantenimiento del SG-SST y cualquier otro programa, sistema o plan conducente a proteger la salud del trabajador.
d) Identificar al personal que acceda a las instalaciones del empleador.
e) Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones del empleador.
f) Cumplimiento de las obligaciones legales que derive de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable
g) Comunicar al trabajador las actividades de bienestar que el empleador ha organizado.
h) Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza el empleador a sus trabajadores.
i) La información recolectada a través de sistemas de televisión cerrada (CCTV o cualquier otra tecnología) se utilizará para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones del empleador. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
Para el tratamiento de datos sensibles INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S se asegurará de obtener consentimiento expreso, informar que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento e informar de forma explícita y previa cuáles de estos datos objeto de tratamiento son sensibles, así como la finalidad de dicho tratamiento.
5. Datos personales de trabajadores: la empresa podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de trabajadores con las siguientes finalidades:
a) Ejecución de los contratos de trabajo suscritos y envío de información relacionada con la relación contractual.
b) Envío de información a clientes como datos básicos del trabajador y planilla de pago de parafiscales con el fin de autorizar el ingreso a sus instalaciones.
c) Envío de información a proveedores de servicios tales como agencias de viajes, corredores de seguros, entre otros.
d) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo, tales como afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emisión de certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales; así como el suministro de información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normatividad vigente.
e) Envío de publicidad y actividades organizadas por aliados de INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S dirigida a empleados.
f) Envío de información relacionada con la actividad laboral a través de medios de comunicación electrónicos tales como correo, WhatsApp, video conferencias y de manera voluntaria aceptan ser parte de los grupos laborales conformados en WhatsApp.
g) Notificación a familiares en caso de emergencias durante la ejecución de su relación laboral o de prestación de servicios derivados del contrato de trabajo.
h) Identificación plena del trabajador mediante archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica del trabajador.
i) Investigar, verificar y validar la información suministrada por el empleado con cualquier información de la que la empresa legítimamente disponga.
j) Realizar los pagos necesarios de nómina en la cuenta bancaria que señale el trabajador
k) Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y conservar los documentos indicados en el Artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
l) Evaluar el desempeño laboral del trabajador.
m) En caso de ser necesario, recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales.
n) Usar la información para procedimientos y documentos concernientes a la relación laboral del trabajador con la empresa.
o) Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información en nuestras bases de datos.
6. Datos personales de candidatos: INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de candidatos con las siguientes finalidades:
a) Recolección de las hojas de vida de los candidatos interesados en trabajar con la empresa.
b) Análisis de la información de cada candidato y contacto con el fin de iniciar un proceso de vinculación.
c) Consultar y/o verificar datos de los candidatos en fuentes públicas de información.
d) Adelantar procesos de selección de personal.
7. Datos personales de clientes: INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de clientes activos, inactivos y potenciales con las siguientes finalidades:
a) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información.
b) Registro y control de las personas que ingresen, adquieran y paguen productos en la empresa o cualquier canal electrónico.
c) Contactar a los clientes para divulgación, notificación de información y medición de satisfacción de los usuarios frente a los productos adquiridos.
d) Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos adquiridos por los clientes, así como elaborar la facturación correspondiente.
e) Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de la empresa.
f) Realizar análisis y perfilamiento de clientes que permitan definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra.
g) Realizar invitaciones a eventos, extender ofertas de comercialización y publicar productos y servicios que podrían ser de su interés.
h) Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes.
i) Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S.
j) Prestar los servicios ofrecidos y aceptados en el contrato suscrito.
k) Suministrar la información a terceros con los cuales INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
l) Para fines de uso estadístico, tributario, contable y legal de INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S.
m) La información recolectada a través de sistemas de televisión cerrada (CCTV o cualquier otra tecnología) se utilizará para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de la empresa. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
n) Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información en nuestras bases de datos.
8. Datos personales de proveedores: INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de proveedores activos, inactivos y potenciales con las siguientes finalidades:
a) Adelantar procesos de negociación, elección y vinculación de contratistas y/o proveedores.
b) Organizar el registro de información de proveedores y contratistas para el envío de órdenes de compra.
c) Investigar, verificar y validar la información suministrada por proveedores y/o contratistas, con cualquier información de la que la empresa legítimamente disponga y listas nacionales e internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.
d) Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S.
e) Elaborar reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores y contratistas.
f) Garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el marco de las relaciones contractuales entre las partes.
g) La información recolectada a través de sistemas de televisión cerrada (CCTV o cualquier otra tecnología) se utilizará para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones de la empresa. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
9. Derechos de los titulares: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
c) Ser informado por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar dicho dato.
f) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
10. Atención de peticiones, consultas y reclamos: El área administrativa de la empresa es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Cualquier petición, consulta o reclamo deberá ser dirigida a cualquiera de los canales descritos en el punto 2 de la presente política (Responsable del tratamiento).
11. Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos es:
Para la atención de la solicitud debe suministrar la siguiente información:
a) Nombres, apellidos y número de documento de identidad.
b) Datos de contacto: una dirección física y/o electrónica y un número telefónico fijo o celular.
c) Motivo(s) o hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir o acceder a la información).
d) Firma.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S informará a los interesados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias el titular al que se le deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
12. Seguridad de la información: INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S ha establecido políticas, procedimientos y estándares de seguridad que le permiten adoptar las medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El objetivo de lo anterior es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del formato o medio en donde dicha información se encuentre, de su ubicación física o electrónica, temporal o permanente o de la forma en que dicha información sea transmitida.
Cualquier tercero contratado por la empresa está igualmente obligado a adherirse y dar cumplimiento a las políticas de seguridad de la información.
Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.
El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y, INGENIERÍA Y SUMINISTROS TÉCNICOS S.A.S no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad que regula la materia.
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